Die wirtschaftliche Lage in Deutschland war im ersten Halbjahr 2024 eher schwach, was das Zahlungsverhalten vieler Kunden verschlechterte. Laut einer Studie betrug das durchschnittliche Forderungsvolumen pro Schuldner 23.600 Euro und Rechnungen waren im Schnitt 8,80 Tage überfällig.

Trotz längerer Zahlungsfristen bleibt die Gefahr überfälliger Zahlungen bestehen, was die Liquidität vieler Unternehmen gefährdet. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist daher ein effektives Mahnwesen zentral, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und den Cashflow stabil zu halten.

Interne Prozesse optimieren: Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Mahnwesen

Ein effektives Mahnwesen beginnt mit gut organisierten internen Prozessen. Oftmals scheitern pünktliche Zahlungen daran, dass wichtige Schritte nicht rechtzeitig erfolgen. Unternehmen sollten folgende Punkte beachten:

• Rechnungen zeitnah erstellen und versenden: Unmittelbar nach der Leistungserbringung oder Lieferung sollten Rechnungen ausgestellt und verschickt werden, um den Zahlungszyklus frühzeitig zu starten.
• Rechnungssoftware nutzen: Die Software erstellt Rechnungen automatisiert, überwacht Zahlungseingänge und bereitet bei Bedarf Mahnungen vor.
• Klare Zahlungsbedingungen festlegen: Zahlungsziele, Verzugszinsen und Mahngebühren sollten bereits in Angeboten und Verträgen deutlich kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Transparenz gewährleisten: Insbesondere kleine Unternehmen profitieren davon, ihre Zahlungsbedingungen klar und eindeutig zu formulieren, um eine reibungslose Geschäftsbeziehung sicherzustellen.

Durch diese Maßnahmen wird der Mahnprozess deutlich effizienter gestaltet und die Zahlungsmoral der Kunden verbessert.

Automatisierte Mahnsysteme: Weniger Aufwand, mehr Erfolg

Mit steigender Anzahl von Kunden und Rechnungen wird der manuelle Mahnprozess zunehmend komplexer und zeitaufwändiger. Automatisierte Mahnsysteme sind eine effiziente Lösung, um den Mahnprozess zu standardisieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Solche Systeme können individuell auf die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden und verschicken beispielsweise automatisch Erinnerungen an Kunden, wenn das Zahlungsziel überschritten ist.

Ein automatisiertes Mahnwesen funktioniert in mehreren Stufen:

• Freundliche Zahlungserinnerungen werden kurz nach Ablauf des Zahlungsziels versendet.
• Erste Mahnung: Nach weiteren Tagen wird eine förmlichere Mahnung mit einer klaren Zahlungsaufforderung verschickt.
• Zweite und dritte Mahnung: Sollte der Kunde weiterhin nicht zahlen, folgen weitere Mahnungen, eventuell mit Androhung rechtlicher Schritte.

Dieser stufenweise Prozess hilft dabei, die Beziehung zu den Kunden möglichst wenig zu belasten und gleichzeitig den Druck auf säumige Zahler zu erhöhen. Zudem ermöglicht die Automatisierung, dass kein Mahnschritt vergessen wird und alle Forderungen systematisch bearbeitet werden.

Kommunikation im Mahnprozess: Der richtige Ton macht den Unterschied

Gerade bei wiederkehrenden Kunden oder Geschäftspartnern ist es wichtig, im Mahnprozess die richtige Balance zwischen Durchsetzung und Diplomatie zu finden. Mahnungen müssen zwar klar und bestimmt formuliert werden, sollten jedoch gleichzeitig nicht zu scharf oder aggressiv klingen, um die Beziehung nicht unnötig zu belasten.

Viele Unternehmen setzen bei der ersten Mahnung auf eine freundliche Zahlungserinnerung, die lediglich darauf hinweist, dass die Rechnung fällig ist. In vielen Fällen handelt es sich um ein Versehen oder eine vergessene Zahlung und eine höfliche Erinnerung reicht aus, um die Situation zu klären.

Sollte die Zahlung weiterhin ausbleiben, kann der Ton etwas strenger werden, wobei auch hier Fingerspitzengefühl gefragt ist. Statt den Kunden direkt zu konfrontieren, können Unternehmen anbieten, gemeinsam nach einer Lösung zu suchen – etwa durch individuelle Zahlungspläne oder verlängerte Fristen. Eine offene und transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse auszuräumen und langfristige Geschäftsbeziehungen zu erhalten.

Konsequenzen bei Zahlungsverzug: Verzugszinsen und Mahngebühren festlegen

Neben der Kommunikation spielt auch die Durchsetzung von vertraglich vereinbarten Konsequenzen bei Zahlungsverzug eine wichtige Rolle im Mahnwesen. Unternehmen sollten sich nicht scheuen, Verzugszinsen oder Mahngebühren zu berechnen, wenn Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Diese Maßnahmen dienen nicht nur dazu, die eigenen Kosten zu decken, sondern setzen auch ein klares Signal an den Kunden, dass Zahlungen ernst genommen werden.

Verzugszinsen und Mahngebühren können bereits im Vorfeld festgelegt und transparent in den Geschäftsbedingungen oder Verträgen kommuniziert werden. Dies gibt Kunden Klarheit über mögliche Konsequenzen und hilft, Zahlungsausfälle zu reduzieren.

Verzugszinsen:

Der gesetzliche Verzugszinssatz für Unternehmen beträgt:

• 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (für Geschäftskunden)
• 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (für Privatkunden)

Der Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB) liegt seit 1. Juli 2024 bei 3,37 %. Daraus ergibt sich ein Verzugszinssatz für Geschäftskunden von 12,37 % und für Privatkunden von 8,37 %.

Wenn ein Unternehmen also eine ausstehende Forderung von 10.000 Euro hat, und der Kunde 30 Tage im Verzug ist, wären die Verzugszinsen folgendermaßen zu berechnen:

• 10.000 Euro x 12,37 % / 365 Tage x 30 Tage = 101,67 Euro Verzugszinsen.

Mahngebühren:

Neben Verzugszinsen können auch Mahngebühren erhoben werden. Diese decken die Kosten für den Verwaltungsaufwand ab, der durch die Erstellung und den Versand der Mahnungen entsteht. Mahngebühren sollten allerdings immer verhältnismäßig und im Vorfeld klar definiert sein.

Beispiele für übliche Mahngebühren:

• Erste Mahnung (freundliche Zahlungserinnerung): häufig noch gebührenfrei.
• Zweite Mahnung: Üblicherweise werden hier Mahngebühren zwischen 5 und 10 Euro erhoben.
• Dritte Mahnung: Bei fortdauerndem Verzug können die Mahngebühren auf 15 bis 20 Euro steigen.

Zusätzlich können Unternehmen Verwaltungspauschalen oder Aufwandsentschädigungen ansetzen, wenn der Zahlungsverzug einen erheblichen zusätzlichen Aufwand verursacht. Wichtig ist, dass solche Gebühren und Zinsen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder im Vertrag klar und transparent geregelt sind. Dadurch vermeiden Unternehmen Missverständnisse und unvorhergesehene Konflikte mit Kunden.

Durch die konsequente Anwendung dieser Maßnahmen können Unternehmen säumige Kunden dazu anregen, Rechnungen schneller zu begleichen, und gleichzeitig ihre eigenen Kosten und Risiken im Forderungsmanagement minimieren.

Rechtliche Schritte: Inkasso und gerichtliche Mahnverfahren

Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass Rechnungen über längere Zeit nicht bezahlt werden. In diesen Fällen müssen Unternehmen abwägen, ob sie rechtliche Schritte einleiten möchten. Eine Möglichkeit besteht darin, ein Inkassounternehmen einzuschalten, das die Forderungen professionell eintreibt. Inkassodienste übernehmen den gesamten Prozess der Forderungseintreibung und arbeiten oft auf Erfolgsbasis, sodass nur Kosten entstehen, wenn die Forderung tatsächlich eingetrieben wird.

Ein gerichtliches Mahnverfahren ist ein weiterer Schritt, den Unternehmen in Betracht ziehen können, wenn der Kunde nach mehreren Mahnungen nicht zahlt. Dieses Verfahren bietet die Möglichkeit, den Schuldner offiziell zur Zahlung aufzufordern und gegebenenfalls Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einzuleiten. Allerdings sollten rechtliche Schritte gut überlegt sein, da sie den Kunden dauerhaft vergraulen könnten.