Damit ein Unternehmen gut und effizient funktioniert, ist eine optimale Organisations- und Kommunikationskultur oberstes Gebot. Es gibt einige Bereiche, die hier mit eingeschlossen werden müssen – dazu gehört unter anderem auch die Erfassung der Arbeitszeit aller Mitarbeiter, was seit der Verlagerung eines Teils der Arbeit ins Homeoffice für Arbeitgeber ein kleiner Albtraum geworden ist.
Diese Zeiterfassung ist aber auch für Abrechnungen, Kalkulationen und eben auch für das Aufrechterhalten der Fairness im Unternehmen sehr wichtig, damit auch alle Mitarbeite das Gehalt bekommen, welches ihnen im Zusammenhang mit der geleisteten Arbeitszeit auch wirklich zusteht. Während in vielen Unternehmen die Zeiten noch schriftlich erfasst werden, sind andere Unternehmen eher auf technische Tools dafür umgestiegen.
Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung via digitaler Lösungen
Eine digitale Zeiterfassung im Unternehmen ist aktuell einer der effizientesten und einfachsten Wege, dies umzusetzen. Hier kann alles übersichtlich dargestellt werden, jeder hat Zugriff und kann sich zu jeder Zeit einen Überblick über seine eigenen Arbeitszeiten und die der anderen verschaffen. Somit sieht man als Mitarbeiter, ob man schon wieder zu viele Überstunden gerockt hat oder eben dem Gros der Kollegen hinterherkleckert.
Die digitale Zeiterfassung kann man durch eine Art virtuelle Stechuhr realisieren, wie zum Beispiel auf https://factorialhr.de/zeiterfassung-mitarbeiter einzusehen, was sich recht easy in den Arbeitsablauf des gesamten Unternehmens integrieren lässt. Wenn man solch eine Software nun praktisch in die Abläufe integrieren möchte, lohnt es sich immer, gemeinsam mit allen Mitarbeitern eine Einführung zu organisieren, damit sich jeder Kollege auch mit dem neuen Tool auskennt.
Die Zeiterfassung ist ortsunabhängig
Einer der größten Vorteile der digitalen Zeiterfassung ist die Flexibilität. Alle Mitarbeiter können ortsunabhängig ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Das ist sehr praktisch, wenn man teilweise Angestellte im Ausland, in anderen Städten oder im Homeoffice arbeiten hat. So kann zum Beispiel die Lohnbuchhaltung immer alle Daten der Mitarbeiter in Echtzeit abrufen.
Nie wieder das Eintragen in der Stechkarte vergessen
Die digitale Zeiterfassung bringt nicht nur für das Management, sondern auch für die Angestellten Vorteile mit sich. Hat man mal einen stressigen Arbeitstag, kann es passieren, dass man nicht an das Eintragen seiner Zeiten denkt. Im Nachhinein kann es schwierig sein, sie genau nachzutragen und es kann zu Diskussionen mit der Abrechnungsabteilung kommen. Das ist durch Zuhilfenahme so einer technischen Lösung eigentlich kein Problem mehr. Es lassen sich Erinnerungen einstellen, die automatisch an die Mitarbeiter geschickt werden, wenn sie vor dem Feierabend vergessen, ihre Arbeitszeiten einzutragen.
Die Anwesenheit genau prüfen
Für den Zuständigen dieser Zeiterfassungsauswertungen garantiert die digitale Erfassung auch eine persönliche Absicherung in Hinsicht auf Fehlerquote und Falschabrechnungen. Hier ist die Geolokalisierung ein interessantes Feature. Durch die Geolokalisierung lässt sich die Arbeitszeit standortbasiert eingrenzen. Das bedeutet, dass Angestellte ihre Zeiten nur eintragen können, wenn sie sich auch wirklich im Büro oder an einem anderen vereinbarten Arbeitsplatz befinden.
Über diese Maßnahme sollte vorher transparent mit den Angestellten gesprochen werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Für die Vorgesetzten bedeutet die Geolokalisierung, dass Betrug und Ungenauigkeiten ausgeschlossen werden können.
Eine App für die Erfassung
Die digitale Zeiterfassung bietet nicht nur Flexibilität, wenn es um den Standort geht, sondern auch bei den technischen Geräten. Manche Angestellten arbeiten vielleicht nur mit einem Laptop oder einem Computer. Andere widmen sich auch von unterwegs aus ihrer Arbeit und benutzen dafür ihr Smartphone. Durch eine Zeiterfassungs-APP lassen sich die Arbeitszeiten auch für beispielsweise den Außendienstmitarbeite von unterwegs über das Handy eintragen.
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