Die Digitalisierung im Unternehmensbereich soll in den nächsten Jahren entscheidend vorangetrieben werden. Seit Jahren bewegt sich Deutschland diesbezüglich auf einem der hinteren Plätze. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) spielt eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung von administrativen Aufgaben. Inzwischen steht fest, wann sie verpflichtend für alle Unternehmen eingeführt wird. Es folgt ein Überblick über Fristen, Vorgaben und Chancen für Unternehmen. Außerdem wird der erläutert, was der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer E-Quittung ist.
Was ist eine elektronische Quittung?
Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht – aber betrifft das auch die elektronische Quittung? Tatsächlich besteht in Deutschland noch keine generelle Pflicht zur digitalen Quittung, seit 2020 gibt es jedoch eine Verpflichtung, Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Seit Januar 2024 müssen alle ausgestellten Quittungen zudem die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems enthalten, was digitale Systeme weiter vorantreiben soll.
Die digitale Quittung ist einfach erklärt: Die Angaben sind identisch mit denen auf einem klassischen Quittungsblock, jedoch wird die elektronische Quittung direkt digital beim Aussteller gespeichert – beispielsweise in Form einer PDF-Datei. Der Ausstellende hat dann die Möglichkeit, sie dem Kunden per E-Mail zukommen zu lassen oder sie auszudrucken und auszuhändigen.
Tipp: Unternehmen können für die Erstellung der elektronischen Quittung eine eigene Vorlage nutzen oder ein ganzheitliches Buchhaltungsprogramm. Die meisten Anbieter verfügen über eine Quittungsfunktion, in welcher der Beleg auch gleich an den Kunden gesendet werden kann.
Warum die E-Quittung dennoch vorteilhaft ist
Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Quittungen in ihrem Unternehmen zu nutzen. Umfragen zeigen jedoch, dass europäische Unternehmen rund 41 % der Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben verbringen. Dazu zählt auch die Bearbeitung von Rechnungen und Quittungen, wobei Quittungen häufig handschriftlich ausgestellt und im Anschluss digitalisiert werden müssen. Besonders bei häufigen, kleinen Transaktionen vor Ort an unterschiedliche Kunden nimmt die elektronische Quittung Unternehmensverwaltungen eine Menge Arbeit ab. Dazu kommen folgende Vorteile:
- In Vorlagen sind alle notwendigen Angaben für eine E-Quittung bereits enthalten.
- Datum und fortlaufende Nummerierungen werden automatisch eingefügt.
- Die Corporate Identity kann auf digitalen Quittungen einfach umgesetzt werden.
- Die digitale Quittung ist problemlos lesbar und vereinfacht die Buchhaltung.
In Deutschland gilt für Unternehmen „Keine Buchung ohne Beleg“ – ein Grundsatz, der nicht immer sehr beliebt ist. Mit der Einführung der elektronischen Quittung können kleine und große Betriebe jedoch einen Großteil des Aufwandes abgeben.
E-Rechnung vs. E-Quittung – Was ist der Unterschied?
Die Quittung wird häufig auch als Beleg oder Kleinstrechnung bezeichnet und begegnet uns im Alltag an vielen Stellen. Ob beim Bäcker, im Supermarkt oder auch bei der Buchung einer Dienstleistung: Einen Kassenbeleg gibt es immer. Die E-Quittung und die E-Rechnung unterscheiden sich dabei in einigen Punkten:
- E-Rechnung: Sie dient dazu, eine Ware oder Dienstleistung in Rechnung zu stellen, und alle relevanten Details zu dokumentieren. Sie ist umfassender als eine Quittung und wird in der Regel bei Geschäftstransaktionen verwendet, um Zahlungspflichten festzuhalten. Pflichtangaben, die in der Quittung nicht erforderlich sind, aber in der Rechnung enthalten sein müssen, sind unter anderem die Steuernummer des ausstellenden Unternehmers, die Kundendaten sowie Angaben zum Liefer- und Leistungsdatum.
- E-Quittung: Die E-Quittung bescheinigt lediglich den Erhalt einer Zahlung oder Leistung und dient als Beleg dafür, dass die Transaktion abgeschlossen wurde. Sie wird oft bei kleineren Transaktionen oder Barzahlungen genutzt, da die Ausstellung aufgrund der wenigen Details schneller geht.
Wichtig: Die Quittung ist für Leistungen mit einem Wert unter 250 Euro ausreichend. Hierbei spricht man auch von einer sogenannten „Kleinbetragsrechnung“ nach § 14 Abs. 4 UStG.
Was ist die elektronische Rechnung?
Die E-Rechnung ist etwas komplexer als die digitale Quittung. Bisher war eine Rechnung einfach eine Rechnung – unabhängig von ihrem Format, also unabhängig davon, ob sie beispielsweise per E-Mail oder per Post versendet wurde. Nach dem Beschluss des Bundesfinanzministeriums (BMF) müssen sich Betriebe für die Zukunft einen neuen Wortlaut angewöhnen. Unterschieden wird dann zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen.
Konkret ist in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG. geregelt, wie die elektronische Rechnung definiert ist. Demnach handelt es sich um eine Rechnung, die „in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“. Das genannte Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (RL2014/55/EU) und damit auch der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Bei der E-Rechnung handelt es sich allerdings nicht um eine per E-Mail versendete Rechnung – diese würde nach der neuen Gesetzgebung unter „sonstige Rechnungen“ fallen. Die elektronische Rechnung ist ein Datensatz, welcher erstellt, übermittelt und anschließend mit entsprechender Software ausgelesen werden kann. Aktuell gibt es zwei verbreitete Formate, welche den oben genannten Kriterien entsprechen, nämlich XRechnung und ZUGFeRD. Beide Rechnungsformate sind ein Hybrid aus PDF- und XML-Datei.
Für die Buchhaltung bedeutet das: Sowohl bei der Erstellung als auch nach dem Auslesen gleicht die Optik einer Rechnung als PDF, die Übertragung findet jedoch als XML-Datei statt. Das macht den Datenaustausch schneller, sicherer und ermöglicht eine weitestgehende Automatisierung. Schritte wie das Herunterladen, Umbenennen und Einsortieren einer PDF fallen hierdurch weg.
Wann wird die elektronische Rechnung zur Pflicht?
Bereits seit 2020 müssen Unternehmen eine elektronische Rechnung ausstellen, wenn sie diese an einen öffentlichen Auftraggeber senden. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung nun weitere Schritte zur verpflichtenden elektronischen Rechnung angekündigt. Ab spätestens 2028 wird es für alle Unternehmen zur Pflicht, E-Rechnungen oberhalb des Kleinstbetrages auszustellen.
Durch Übergangsregelungen soll der Umstieg möglichst reibungslos verlaufen. Bis Ende 2026 dürfen für alle im Jahr 2025 und 2026 ausgeführten B2B-Umsätze weiter Rechnungen in Papierform oder sonstigen Formaten übermittelt werden. Bis Ende 2027 dürfen alle Unternehmen noch „sonstige Rechnungen“ übermitteln, welche einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im Jahr 2026 nicht überschreiten.
Wenn ein Unternehmen diese Grenze überschreitet, darf es weiterhin den elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzen, auch wenn dieser bisher nicht der europäischen Norm entspricht. Ab 2028 müssen alle Unternehmen die Vorgaben zwingend und ohne Ausnahmen einhalten.
Wie werden E-Rechnungen ausgestellt und empfangen?
Unternehmen nutzen ein kompatibles Buchhaltungsprogramm, um E-Rechnungen zu erstellen, im XML-Format zu übermitteln und eingehende Dateien auszulesen. Eingehende Rechnungen können hierbei per E-Mail versendet oder vom Rechnungssteller direkt in entsprechenden Portalen hochgeladen werden, welche dem Empfänger zugänglich sind. Wie die Rechnung also künftig übermittelt wird, hängt immer von den internen Prozessen ab.
Wichtig: Der Inhalt der elektronischen Rechnung unterscheidet sich nicht von dem einer bisherigen Rechnung im Papierformat. Die genauen Vorgaben zu allen Rechnungsbestandteilen finden sich in § 14 UStG.
Die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung
Durch die elektronische Rechnung werden Buchhaltungen in Deutschland entlastet. Der administrative Aufwand, der bei der Erfassung sonstiger Rechnungen notwendig ist, fällt größtenteils weg und Belege können schneller verarbeitet werden. Zahlungsfristen der E-Rechnung werden zudem meist mit Erhalt der Rechnung wirksam. Unternehmen können so ihren Cashflow verbessern und die Übertragung funktioniert reibungslos. Zudem fallen viele Risiken weg.
Die Datensicherheit ist bei E-Rechnungen besser, sie können nur schwer zerstört werden und die Aufbewahrung ist in Clouds möglich, sodass Teams von überall aus auf die Informationen zugreifen können. Unzählige Aktenordner müssen also nicht mehr über die nächsten zehn Jahre physisch aufbewahrt werden, was zusätzlich der Papierverschwendung entgegenwirkt und somit der Umwelt zugutekommt.
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