Virtuelle Kooperationen: Effektive Teamarbeit trotz räumlicher Distanz

Remote Work ist in der Post-Corona-Welt inzwischen zu einem festen Bestandteil in sehr vielen Unternehmen geworden – vor allem in denjenigen Berufen, die wenigstens zu einem erheblichen Teil mit digitalen Geräten durchgeführt werden. Mehr noch: Für eine Majorität aller Bewerber ist die Möglichkeit, wenigstens an einigen Tagen jeder Woche abseits der Firma arbeiten zu können, längst ein zentrales Auswahlkriterium. Firmen kommen daher kaum noch um eine solche Arbeitsweise herum. Sie muss allerdings sorgfältig und vor allem zukunftsorientiert angepasst werden, damit alle Aufgaben exakt so ablaufen können wie bei klassischer Präsenzarbeit.

Herausforderungen virtueller Teamarbeit

Um die Notwendigkeiten in der virtuellen Teamarbeit besser zu verstehen, lohnt sich zunächst ein Blick auf mögliche Herausforderungen, die dieses Modell im Alltag mit sich bringt. Neben Kommunikationshürden gehören hierzu die Auswirkungen auf das Team sowie die Motivation des einzelnen Mitarbeiters.

Kommunikationshürden und Missverständnisse

Kommunikationshürden können sich in verschiedener Art zeigen. Wer gemeinsam im Büro arbeitet, kann völlig problemlos den Kollegen oder die Kollegin nach Unterstützung fragen – oder kurz beim Chef hereinschauen, um Unklarheiten zu beseitigen.

In der virtuellen Teamarbeit ist das anders. Hier muss zunächst über den schriftlichen oder telefonischen Weg eine Kommunikation hergestellt werden. Womöglich ist der gewünschte Gesprächspartner in der konkreten Situation nicht erreichbar, was wiederum Zeit kostet und sich damit nachteilig auf die Effizienz auswirkt.

Zudem fehlen die Gelegenheiten einer persönlichen Ausführung bestimmter Antworten, zum Beispiel bei einer gemeinsamen Betrachtung vor dem PC. Zwar lässt sich dies mit virtuellen Funktionen wie dem Teilen des Bildschirms erreichen, im direkten Kontakt sind die Erklärungen je nach Arbeitsbereich dennoch manchmal klarer.

Durch diese Art der Kommunikation – vor allem dann, wenn Fragen schriftlich geklärt werden – können außerdem Missverständnisse entstehen. Das gilt für die inhaltliche sowie die zwischenmenschliche Ebene. In der Folge leidet die Effizienz bei der Arbeit einmal mehr. Im Besonderen gilt dies, wenn die Einarbeitung neuer Kollegen virtuell stattfindet und grundsätzliche Fragen nicht umfassend geklärt werden.

Fehlende persönliche Interaktion und die Teamdynamik

Ein weiterer Faktor, der zu einer Herausforderung werden kann, ist die fehlende persönliche Interaktion. Gerade für neue Mitarbeiter ist es wichtig, die Kollegen möglichst umfangreich kennenzulernen, um einen professionellen Workflow hinzubekommen und auf der zwischenmenschlichen Ebene Anschluss zu finden.

Am besten funktioniert dies im direkten Kontakt, da hierbei ein umfassender Eindruck vom jeweiligen Gegenüber gewonnen werden kann. Fehlt diese Ebene, besteht das Risiko, dass das Team nie derart fest zusammenwächst, wie es in einem persönlichen Kontakt mögliche wäre.

Darunter leidet die Effektivität sowie je nach Person gleichermaßen die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Letzteres ist vor allem deshalb der Fall, da die allermeisten Menschen für ein zufriedenes Leben und eine gesunde Psyche direkte Kontakte zu anderen Personen benötigen. Zumindest für die Zeit des Arbeitens bestehen im Remote-Work dazu keinerlei Gelegenheiten.

Produktivität und Motivation

Hinsichtlich der Produktivität können sowohl Vor-, als auch Nachteile bestehen. Für Aufgaben, bei denen eine hohe Konzentration erforderliche ist, hat das Arbeiten im Homeoffice je nach den individuellen Eigenschaften des Mitarbeiters sicherlich einige positive Effekte. Das liegt daran, dass hier mehr Ruhe besteht als in einem Büro mit vielen Kollegen.

Allerdings können die Produktivität und Motivation im Remote-Work gleichermaßen leiden. So fehlen Kollegen, die in einer schwierigen Phase unterstützen könnten. Vielmehr muss sich der Mitarbeiter über den gesamten Arbeitstag selbst motivieren. Je nach Ablenkungen in denen eigenen vier Wänden, sei es durch die Familie, andere Mitbewohner oder weitere Umstände, kann dies durchaus schwerer fallen als im Büro.

Grundlegende Prinzipien effektiver virtueller Kommunikation

Ein erster wichtiger Schritt, um diesen Herausforderungen entgegenzutreten, besteht im Beachten der grundlegenden Prinzipien für eine funktionierende virtuelle Kommunikation im professionellen Kontext. Dabei sind wichtig:

• eine starke Kommunikationsstruktur,
• das Festlegen von Zielen und Erwartungen
• sowie das Schaffen von Vertrauen innerhalb des Teams.

Eine starke Kommunikationsstruktur als Basis

Ein zentrales Element einer funktionierenden Kommunikationsstruktur sind klar definierte Ansprechpartner. Das sollte für die verschiedensten Fragestellungen gelten. Hierzu zählen:

• inhaltliche Probleme,
• Fragen im Bereich HR (Urlaub etc.)
• sowie Neuerungen und Organisation.

Daher ist es wichtig, diese Art der Struktur abteilungsübergreifend zu etablieren – also eine Basis zu schaffen, bei der der Mitarbeiter für jede Abteilung weiß, wen er bei einem Anliegen kontaktieren sollte. Das erleichtert gleichzeitig die Vernetzung zwischen den einzelnen Bereichen im Unternehmen, was einige Vorteile hat.

Denn: In modernen Betrieben müssen die Abteilungen oftmals sinnvoll zusammenarbeiten, um gute Ergebnisse erzielen zu können. Besteht die Kommunikation nicht, können wichtige Aspekte übersehen werden, was zu internen Problemen oder einer Unzufriedenheit bei den Kunden führt. Je nach Größe und Bedeutung der Abteilung kann es einen oder mehrere Ansprechpartner geben.

Nicht minder wichtig ist das Festlegen von Wegen der Kommunikation. Hierzu zählen neben entsprechenden Tools für Unternehmen (dazu gleich mehr) der E-Mail- und Telefonkontakt. Im besten Fall wird den Mitarbeitern eine Liste oder ein Organigramm zur Verfügung gestellt, in der sie die Kontaktdaten der Kollegen und Vorgesetzten mit einem Klick finden können.

Des Weiteren sollte eine positive Kommunikationskultur implementiert werden. Dazu gehört es, die Mitarbeiter zu motivieren, alle Fragen und Anliegen, die nicht selbst gelöst werden, transparent zu kommunizieren.

Ziele festlegen

Nicht minder wichtig ist das Festlegen von klaren Zielen. Das gilt sowohl für die Vorgaben durch die Vorgesetzten als auch bezüglich der Selbstorganisation der Mitarbeiter. Sinnvoll ist dabei eine Aufteilung in Tagesziele und größere Ziele.

Die Mitarbeiter sollten vom Start an ein Gefühl dafür vermittelt bekommen, welcher Workload an einem Arbeitstag zu bewältigen ist. Hierdurch fällt die Motivation deutlich leichter, da eine klare Erwartungshaltung gesetzt ist. Zudem haben die Mitarbeiter die Option, sich den Aufwand mit Blick auf einen Arbeitstag selbstständig so einzuteilen, dass er individuell möglichst leicht und effizient zu bewältigen ist.

Zusätzlich sollten für die anstehenden Projekte bereits zu Beginn klare Deadlines festgelegt und kommuniziert werden. Im Laufe des Projektes wiederum sind kleine Reminder mit etwas zeitlichem Vorlauf sinnvoll. Damit wird vermieden, dass die Angestellten aufgrund der Entfernung wichtige Abgabetermine übersehen oder falsch in Erinnerung behalten.

Bedeutung von Vertrauen und Verantwortung im Team

Bereits angeklungen ist die Relevanz der Kommunikationskultur, also der Offenheit der Vorgesetzten und Kollegen gegenüber Fragen und Anliegen. Eine notwendige Basis hierfür besteht im Vertrauen untereinander und zu den Vorgesetzten.

Ein solches Vertrauen lässt sich vor allem durch eine verständnisvolle und unterstützende Reaktion auf Fragen und Probleme schaffen. Betriebe können es sich als zentralen Teil der Implementierung des Remote-Works zum Ziel setzen, eine Kultur der Hilfsbereitschaft zu etablieren, von der alle Mitarbeiter profitieren.

Werkzeuge und Tools für Remote-Teamwork

Remote-Work ist ohne die Nutzung von digitalen Tools für verschiedene Arbeitsbereiche kaum denkbar. Dementsprechend ist es wichtig, hinsichtlich der Software auf eine möglichst effiziente und moderne Ausstattung zu setzen, von der das gesamte Unternehmen profitieren kann.

Die Kommunikationstools als Basis

Die wohl wichtigste Basis dafür ist die Software für die Kommunikation. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Tools, die Unternehmen für virtuelle Meetings und den schriftlichen Austausch zu unterschiedlichen Themen nutzen können. Zu den bekanntesten zählen:

• Microsoft Teams,
• Zoom
• sowie Slack.

Microsoft Teams ist ein Teil der Microsoft-365-Suite. Für den Austausch ist es in vielen Unternehmen verbreitet. Dabei gibt es die Möglichkeit, neben Chats sowie Video- und Audio-Kommunikation (zwischen zwei Mitarbeitern oder als größere Konferenz) Dateien auszutauschen.

Zwar legt die Plattform durch Datenverschlüsselung einen Fokus auf die auf Sicherheit, dennoch sollten Unternehmen einige Punkte beachten, um es potenziellen Hackern möglichst schwer zu machen. Hilfreich sind dabei die Richtlinienpakete von Microsoft und die individuellen Einstellungen des Programms.

Eine weitere Option ist Zoom. Die Plattform wurde allen voran für Videokonferenzen entwickelt, ist also deutlich weniger als Allround-Kommunikations-Software zu verstehen als zum Beispiel Teams.

Besonders in der Phase der Corona-Pandemie ist die Bekanntheit und Beliebtheit des Programms massiv gestiegen – sowohl für die private als auch für die geschäftliche Nutzung. Der wohl größte Nachteil ist dabei die Sicherheit. Bereits zu Beginn der Popularität der Software wurde immer wieder auf Probleme hingewiesen, zu späteren Zeitpunkten gab es ähnliche Meldungen.

Slack wiederum ist ein äußerst effizienter Chat-Dienst. Hier kann der Austausch zwischen zwei Personen oder in Gruppen umgesetzt werden. Außerdem bestehen die Optionen, Dateien anzuhängen, Personen durch Markieren auf eine bestimmte Information aufmerksam zu machen und mit wenigen Klicks auf vorherige Kommunikationsverläufe zurückzugreifen.

Projektmanagement-Software

Gerade im Remote-Work ist es schwieriger, dem gesamten Team eine einfache und leicht verständliche Übersicht über den aktuellen Stand von Projekten zu ermöglichen. Projektmanagement-Tools sind dabei eine große Hilfe. Je nach Software bieten sie neben einem umfassenden Überblick einige smarte Features. Zu den bekanntesten Programmen dieser Art gehören:

• Asana,
• Trello
• und monday.com.

Asana punktet durch eine einfache Benutzeroberfläche und vielseitige Vorlagen für unterschiedliche Abteilungen. Des Weiteren ermöglicht das Programm ein genaues Reporting sowie ein gewisses Maß an Automatisierung. Um die vollen Kapazitäten ausschöpfen zu können, ist allerdings eine tiefgehende Beschäftigung mit der Software nötig, möglicherweise sogar mithilfe von Schulungen.

Trello ist ebenfalls bekannt und beliebt. Das Programm eignet sich ideal für Mitarbeiter, die im Bereich der Projektmanagement-Software noch nicht viel Erfahrungen haben oder es minimalistisch mögen. Zu den Vorteilen gehören eine einfache Übersicht und ein schnelles Setup. Andererseits hat Trello vergleichsweise wenige Funktionen.

monday.com hält für seine Nutzer eine einfache Bedienung bereit. Mit mehr als 200 Vorlagen und vielen individuellen Einstellungen besteht ein hohes Maß an Flexibilität. Besonders gut geeignet ist die Software für das Projektmanagement von größeren Teams.

Cloud Services als zentraler Ort zum Teilen von Dateien

Cloud-Services sind ein zentrales Tool für das Remote-Work. Sie ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit und einen übersichtlichen Austausch von Dateien und Informationen. Dementsprechend sollten bei der Auswahl Features wie eine geräteübergreifende Synchronisierung, aber auch die Sicherheit berücksichtigt werden.

Ein verbreitetes Tool dieser Art ist Google Drive. Dateien können leicht hoch- und runtergeladen werden, darüber hinaus findet eine automatische Synchronisierung statt. Des Weiteren kann das System sehr einfach mit einer ganzen Reihe von Programmen von Drittanbietern verknüpft werden.

Ionos wiederum hat den HiDrive im Angebot. Mit Business-Paketen kann die Cloud von bis zu 10 Nutzern verwendet werden. Sie ist also besonders für kleinere Unternehmen attraktiv. Sogar ein Offline-Modus ist enthalten, wobei hier der letzte synchronisierte Stand angezeigt wird.

Wie viele Möglichkeiten und Vorzüge die Cloud-Technologie heutzutage für Firmen bietet, zeigt sich gleichermaßen an anderen Beispielen. So gibt es mit Anaplan eine cloudbasierte Lösung, die den Abteilungen in einem Unternehmen das Planen erleichtert sowie einen umfangreichen Überblick ermöglicht.

Durch die abteilungsübergreifende Synchronisierung und viele weitere Features ist eine Basis für schnelle Entscheidungen und eine hohe Flexibilität gegeben. Die Software kann unter anderem in der Finanzplanung und der Vertriebsplanung genutzt werden.

Virtuelle Teams und das Thema Führung

Um ein funktionierendes Remote-Work zu ermöglichen, spielt die Führung eine entscheidende Rolle. In diesem Zusammenhang gibt es vielseitige Maßnahmen, die Vorgesetzte nutzen können, um eine Basis zu schaffen, gängige Herausforderungen zu meistern sowie das Risiko von Missverständnissen und einer Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern zu senken. Hilfreich sind dabei:

• regelmäßige Updates,
• eine gelungene Feedbackkultur
• sowie virtuelle Team-Building-Aktivitäten.

Regelmäßige Check-ins und Updates

Regelmäßige Check-Ins und Updates haben vielseitige Vorteile. Beide Maßnahmen können in Form von Video-Konferenzen abgehalten werden. Check-Ins dienen vor allem dazu, Fragen zu klären, die im Team auftauchen. Dementsprechend kann es für eine gelungene Struktur sinnvoll sein, die Check-ins jeweils zu einem gewissen Thema abzuhalten, das für alle Mitarbeiter einen Mehrwert mit sich bringt.

Andere Sitzungen dieser Art können für Updates genutzt werden. Hier erfahren die Mitarbeiter, was es Neues in der Firma gibt – sei es hinsichtlich des Personals oder mit einem Blick auf die Produktpalette. Wichtig: Sowohl Check-ins als auch Updates sollten regelmäßig abgehalten werden. So kann sichergestellt werden, dass bedeutsame Informationen die Kollegen nicht zu spät erreichen.

Eine umfassende Feedbackkultur

Nicht minder relevant ist eine umfassende Feedback-Kultur. Vorgesetzte sollten darauf achten, mit den Mitarbeitern regelmäßig in Kontakt zu bleiben. Dabei können zum einen Rückmeldungen zur aktuellen Arbeitsleistung gegeben werden.

Das trägt zu einer stetigen Verbesserung bei und hilft gleichzeitig, Unsicherheiten und Unklarheiten bei den Angestellten zu vermeiden. Zudem können die Gespräche genutzt werden, um auf Anliegen der Kollegen einzugehen, die womöglich zu persönlich und individuell für die Check-ins sind. Wie bei den größeren Meetings empfiehlt es sich, die Feedback-Gespräche mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchzuführen.

Virtuelle Team-Building-Aktivitäten

Wie bereits angeklungen kommt der Zusammenhalt des Teams im Remote-Work oftmals zu kurz. Zwar lässt sich diese Problematik nicht vollständig lösen, jedoch können Vorgesetzte mit virtuellen Team-Building-Aktivitäten bis zu einem gewissen Grad entgegenwirken.

Dafür bieten sich Video-Konferenzen an, die sich in die Kategorie „gemütliches Beisammensein“ einordnen lassen. Hier kann, ähnlich wie es in einem Büro möglich wäre, ein wenig geplaudert werden und ein Austausch abseits der berufsbezogenen Themen stattfinden. Dadurch lernt das Team sich kennen, gerade neue Mitarbeiter bekommen einen umfassenden Eindruck von ihren Kollegen.

Solche kleinen Meetings können regelmäßig abgehalten werden, zum Beispiel jeden zweiten Freitag zum Start ins Wochenende. Darüber hinaus sind besondere Anlässe wie der Beginn der Urlaubszeit rund um Weihnachten optimal geeignet.

Virtuelle Kooperation: Die Zukunft der Arbeit?

Zum Abschluss lohnt sich ein Blick auf die Fragestellung, welchen Stellenwert das Remote-Work in Zukunft haben wird und welche Herausforderungen für Unternehmen bestehen, die ihren Mitarbeitern diese Option anbieten möchten.

Wachsende Bedeutung von Remote-Work auch nach der Pandemie

Wie bereits angeklungen hat die Bedeutung des Homeoffice durch Corona stark zugenommen. Aber auch nach dem Abklingen der Pandemie besteht bei vielen Arbeitnehmern weiterhin der Wunsch, Remote-Work wahrnehmen zu können.

Das zeigen Untersuchungen. So hat eine Langzeit-Studie der Uni Konstanz, die im Jahr 2023 veröffentlicht wurde, ergeben, dass ungefähr dreiviertel der Bürobeschäftigten gerne zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten möchten.

Viele Firmen tragen diesem Wunsch Rechnung. Das zeigt eine Untersuchung des Wirtschaftsforschungsinstituts ZEW, die ebenfalls im letzten Jahr veröffentlicht wurde. Demnach arbeiten 80 Prozent der Angestellten in der Informationswirtschaft mindestens einmal pro Woche von zuhause aus. Insgesamt wurden 1500 Betriebe befragt.

Experten und Unternehmen gehen davon aus, dass sich dieser Trend zumindest mittelfristig fortsetzen wird. Remote-Work wird also immer mehr zu einem festen Bestandteil des Arbeitslebens und des Alltags von Firmen.

Langfristige Herausforderungen im Remote-Work: Fokus auf das Thema Cyber-Sicherheit

Bei alledem gibt es gleichzeitig einige Herausforderungen zu meistern. In diesem Zusammenhang spielt das Thema Cyber-Sicherheit eine zentrale Rolle. Immer wieder gibt es Meldungen, wonach sich Firmen einer zunehmenden Zahl von Angriffen ausgesetzt sehen.

Gerade Remote-Work bietet aus mehreren Gründen eine breite Angriffsfläche für Hacker. Das gilt aufgrund der umfangreichen Nutzung von virtuellen Kommunikationsmöglichkeiten. Zudem bestehen Risiken, wenn die Mitarbeiter ihre privaten Rechner nutzen und mit einem Blick auf die Gefahren nicht ausreichend sensibilisiert sind.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Firmen, die Remote-Work ermöglichen, die Angestellten umfangreich Schulen und viel in die Cyber-Sicherheit investieren, um die potenziellen Lücken zu schließen.

Zusammenfassung und Fazit

Die Pandemie hat in vielen Firmen bereits wichtige technische und prozessuale Weichen dafür gestellt, um überhaupt remote funktionieren zu können. Vielfach mangelt es jedoch nach wie vor an einer endgültigen Strategie und Herangehensweise, um diese Arbeitsform nachhaltig zu zementieren. Tatsächlich wird Remote Work in den kommenden Jahren nur eines tun: wahrscheinlich noch vorherrschender werden. Daher ist es jetzt nötig, Firmen in jeglicher Hinsicht auf diese Ära einzustellen – nicht nur auf digitaler Ebene, sondern in den Grundprinzipien professioneller beruflicher Zusammenarbeit.