Digitale Akten sichern für Jahrhunderte: Leipzig ist seit Anfang April Teil des elektronischen Kommunalarchivs (elKA)

Das wird noch einmal eine gewaltige Herausforderung, wenn künftige Generationen die schriftlichen Spuren unserer Zeit „lesen“ wollen. Denn immer mehr Daten werden nur noch digital gespeichert. Was viele Kommunen schon vor die Frage stellte: Wie kann man das alles eigentlich für spätere Zeiten archivieren? Im Februar machte der Stadtrat den Weg frei zu einer überregionalen Lösung.

Die Leipziger Stadtverwaltung ist seit Anfang April Teil des elektronischen Kommunalarchivs (elKA). Dies teilten Ulrich Hörning, Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung, Dr. Christian Aegerter, Leiter des Hauptamtes sowie Dr. Michael Ruprecht, Direktor des Stadtarchivs, am Montag, 4. April, in einem Pressegespräch mit.

Wie bewahrt man elektronische Daten dauerhaft auf?

Durch die beginnende Abschaffung von Papierakten und mit dem Fortschreiten der Digitalisierung der Verwaltung entstehen ununterbrochen elektronische Unterlagen, die dauerhaft, das heißt, für kommende Generationen, aufbewahrt werden müssen.

Dazu gehören digitale Audio- und Videoaufzeichnungen, öffentliche Bekanntmachungen, Webseiten wie leipzig.de oder Geofachdaten, elektronische Akten und schließlich auch Informationen aus sogenannten Fachverfahren, wie Datenbanken, die beispielsweise hinter dem elektronischen Melderegister stehen.

Am 9. Februar 2022 entschied sich die Ratsversammlung ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 für das elektronische Kommunalarchiv. Mit dem Digitalen Magazin (DIMAG) nutzen sächsische Kommunalarchive nun ein praxiserprobtes System, das vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt und mittlerweile in der Mehrzahl der Landesarchive und in über 98 Kommunalarchiven bundesweit genutzt wird.

„Die Stadt Leipzig hat die Einführung des DIMAGs für die sächsischen Kommunalarchive maßgeblich gefördert und vorangebracht“, sagte Verwaltungsbürgermeister Ulrich Hörning am Montag. „Das dahinterstehende Kostenmodell ist nach der Einwohnerzahl gestaffelt. So wird sichergestellt, dass sich auch kleine Kommunen leisten können, den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen.“

Dr. Christian Aegerter, Leiter des Hauptamtes der Stadt, der das Projekt von Beginn an eng begleitete, betonte „Unser Ziel war es, eine dauerhafte, effiziente, sichere und finanziell planbare Lösung für die Archivierung von elektronischen Verwaltungsunterlagen, den sogenannten born digitals, zu finden. Dabei war es wichtig, Synergieeffekte zu nutzen, denn wir haben dabei eng mit den sächsischen Kommunalarchiven zusammengearbeitet.“

„Wir kommen damit dem gesetzlichen Auftrag nach, das digitale historische Erbe der Stadt Leipzig dauerhaft für künftige Generationen zu erhalten“, stellte Dr. Michael Ruprecht, Direktor des Stadtarchivs Leipzig, fest.

„Das elektronische Kommunalarchiv bietet darüber hinaus auch Lösungen für die Bestandserhaltung, die wie bei klassischen Papierakten auch für elektronische Unterlagen erfolgen muss. Dazu gehört beispielsweise, dass Informationen über Jahrhunderte lesbar gehalten werden und wir in regelmäßigen Abständen prüfen, dass die Daten nicht manipuliert wurden, denn die große Herausforderung ist, ein elektronisches Dokument genauso lange lesbar zu halten, wie eine mittelalterliche Urkunde.“

Und das wird eine echte Herausforderung, wie jeder weiß, der die Vergänglichkeit von Datenträgern kennt.

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