Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt und Leipziger Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt.
Wann ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus verschiedenen rechtlichen Grundlagen. Bereits im Jahr 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil gefällt, das viele Unternehmer in Deutschland beschäftigt. Demnach sind Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Regelung betraf zuerst die Bereiche, in denen besondere Risiken für die Gesundheit der Arbeitnehmer bestehen.
In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) das EuGH-Urteil in seine Rechtsprechung übernommen. Der deutsche Gesetzgeber arbeitet derzeit an der Konkretisierung der Bestimmungen. Unternehmen müssen nun besonders darauf achten, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter präzise erfasst werden, denn seit diesem Jahr ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Doch genau genommen alles doch nicht so neu, denn eigentlich bestand diese Verpflichtung auch schon vorher, was aus dem Arbeitsschutzgesetzbuch hervorgeht.
Auswahlkriterien technische Lösungen
Es gibt eine Vielzahl technischer Lösungen für die Arbeitszeiterfassung. Angefangen bei den, nach wie vor im Einsatz befindlichen, Stempelkarten, über klassische Excel-Tabellen bis hin zu komplexen Cloud-basierten Systemen ist alles in Anwendung. Die Wahl der passenden Lösung für ein Unternehmen hängt dabei maßgeblich von den Bedürfnissen des Unternehmens und selbstverständlich auch von der Mitarbeiterzahl ab.
Mittlere und große Unternehmen greifen in der Regel auf digitale Erfassungssysteme zurück, die eine Vielzahl an Funktionen und auch Schnittstellen zu anderen Programmen bieten, wie etwa die Integrationsmöglichkeit in bestehende Lohnabrechnungssysteme oder die Möglichkeit, auch mobile Arbeitszeiten wie auf Baustellen zu erfassen.
Wichtig ist, dass man bei der Auswahl eines Systems nicht nur die Kosten, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit und die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Blick hat. Gerade letztere dürfen nicht unterschätzt werden, da Datenschutz und Sicherheit sensible Themen sind.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz
Eine der größten Herausforderungen besteht in der Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt strenge Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Mitarbeiterdaten, die im Rahmen der Arbeitszeiterfassung erhoben werden, müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden.
Zudem haben die Mitarbeiter ein Auskunftsrecht über die über sie gespeicherten Daten. Wichtig sind klare interne Regelungen, wie mit diesen Daten umgegangen wird. Ausbildungen und Schulungen für die verantwortlichen Mitarbeiter können hier helfen, rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Blick in die Praxis
Es zeigt sich, dass Leipziger Unternehmen ganz unterschiedliche Wege gefunden haben, um die Anforderungen der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. So gibt es einige Unternehmen, die auf eine cloudbasierte Softwarelösung setzen. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen, egal ob im Büro oder im Homeoffice.
Andere Firmen nutzen beispielsweise digitale Stempelsysteme, die mit Zugangskontrollen gekoppelt sind. Solche Lösungen bieten nicht nur eine Erleichterung der Dokumentation, sondern tragen auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, indem sie Transparenz schaffen und die Eigenverantwortung fördern.
Sachsens Unternehmer sollten die Erfassung der Arbeitszeit möglichst nicht allein nur als Last, sondern vielleicht mehr als Chance betrachten, Effizienz und Transparenz im eigenen Betrieb verbessern zu können, zudem mit der Arbeitszeiterfassung auch noch ein gerechteres Arbeitsumfeld bereitet wird, was sich nur positiv auf das Betriebsklima und damit meist auch auf die Produktivität auswirken kann.
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