Ab 2025 soll die E-Rechnung für B2B-Unternehmen verpflichtend sein. Unternehmen in Leipzig stehen dieser Änderung mit gemischten Gefühlen gegenüber. Neben den zahlreichen Chancen, die die E-Rechnung bietet, gibt es auch einige Herausforderungen zu meistern.
E-Rechnungen ab 2025 Pflicht
Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für B2B-Unternehmen verpflichtend sein. Dabei handelt es sich um ein spezielles Format, das vollständig elektronisch verarbeitet werden kann. PDF-Rechnungen per E-Mail oder Papierrechnungen per Post reichen dann nur noch in Ausnahmefällen aus. Fakt ist: Mit der Einführung der E-Rechnung[1] wird sich einiges ändern. Und darauf müssen sich Leipziger Unternehmen erst einmal einstellen.
Generell sind nur B2B-Unternehmen davon betroffen. Diese müssen ab 2025 Rechnungen in einem speziellen Format ausstellen können. Diese werden elektronisch erstellt, übermittelt, ausgelesen, bezahlt und archiviert. Nur dann, wenn der Rechnungsempfänger sein Okay gibt, ist bis Ende der Übergangsfrist 2026 noch eine herkömmliche Rechnung möglich.
Ab jetzt so richtig Digitalisierung
Wie in vielen anderen Städten sind auch noch nicht alle Unternehmen in Leipzig vollkommen digitalisiert. Das papierlose Büro ist häufig noch etwas fragmentarisch in der Umsetzung, denn so richtig vorstellen können es sich viele Betriebe noch nicht. Das hat verschiedene Gründe. Allgemein ist allerdings zu beobachten, dass Deutschland in puncto Digitalisierung im Vergleich zu anderen Ländern hinterherhinkt. Viele Prozesse müssen noch auf Papier erledigt werden.
Die E-Rechnung stellt dazu ab Januar ein klares Kontrastprogramm dar, denn mit der E-Rechnung wird sich einiges ändern – nicht nur die Erstellung und der Versand von Rechnungen. Sie zeigt zum einen, dass es möglich ist, gewisse Prozesse vollkommen zu digitalisieren.
Zum anderen können Leipziger Unternehmen durch die Pflicht zur E-Rechnung erkennen, was für große Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt. Allerdings zwingt diese gesetzliche Änderung auch Unternehmer ab sofort über die Digitalisierung im Betrieb nachzudenken, ob man will oder eben auch nicht.
Herausforderung E-Rechnung
Nicht alle Unternehmen in Leipzig sind darüber wirklich erfreut, dass es bald eine E-Rechnungs-Pflicht geben wird. Eher im Gegenteil: Einige empfinden es als weitere Entmündigung und zusätzliche Bürde, die ihnen auferlegt wird.
Eine Herausforderung für viele Unternehmen wird die fehlende oder nicht ausreichende IT-Infrastruktur dabei sein. Einige Betriebe sind schlicht und ergreifend nicht darauf ausgelegt, digital zu arbeiten. Passende Hard- und Software fehlt. Daher muss dies erst einmal nachgerüstet werden. Und das wiederum geht mit hohem zeitlichem und finanziellem Aufwand einher.
Eine weitere Herausforderung ist fehlendes Know-how, vor allem in vielen eher kleineren Betrieben. Häufig ist die interne Buchhaltung mit Umstellungen, die die Digitalisierung betreffen, schier überfordert. Hier würde es bestimmt Sinn ergeben, sich einen Profi mit ins Boot zu holen und am besten alle Mitarbeiter im eigenen Unternehmen schulen zu lassen. Dann klappt das irgendwann schon den E-Rechnungen. Eine Effizienzsteigerung in den Buchhaltungen muss nicht zwingend mit der Umstellung einhergehen.
Vorteile E-Rechnungen
Schon allein wegen der Pflicht auf E-Rechnungen sollten sich Unternehme nicht gegen neue Anforderungen sträuben. Damit die Umstellung jedoch funktioniert, könnte die Akzeptanz dieser neuen Anforderung bei dem einen oder anderen beflügelt werden, wenn man sich mit den Vorteilen von E-Rechnungen für den eigenen Betrieb beschäftigt.
Ein großer Pluspunkt der digitalen Rechnungen ist die Zeitersparnis. Es geht wesentlich schneller, E-Rechnungen zu erstellen. Man muss keine Rechnungen mehr ausdrucken, kuvertieren und zur Post bringen. Zudem ließe sich der beschriebene Prozess auch ganz oder auch nur partiell automatisieren.
Da Arbeitsprozesse stark vereinfacht werden, sparen Unternehmen auch Ressourcen. Und das wiederum geht mit Kostenersparnis einher. Das hat unter anderem auch damit zu tun, dass keine Drucker oder Toner, Portogeld und Briefkuverts mehr nötig sind.
Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist die einfache Verwaltung und Archivierung. Es ist nicht mehr viel Platz nötig, um Rechnungen aufzubewahren. Vielmehr läuft das alles digital ab. Das verschafft allen Mitarbeitern in einem Unternehmen, die hier mit in der Prozesskette involviert sind, gemeinsam einen viel besseren Überblick und sorgt für mehr Ordnung im Büro.
Alles in allem lässt sich dazu sagen: Um optimal auf die Umstellung ab 01.01.2025 vorbereitet zu sein, sollte man sich nach dem Sommer schon mal einen groben Fahrplan hinsichtlich der Digitalisierung eines ersten Teils im Unternehmen erstellen. Ist die IT-Infrastruktur erst einmal erstellt oder auf ein besseres und moderneres Niveau gehoben und ausgebaut und ziehen auch alle Mitarbeiter gemeinsam mit dem Boss an einem Strang, ist die Umstellung in kurzer Zeit Geschichte.
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