Steigende Energiekosten und ein gedämpfter Konsum haben Unternehmen unserer Region in den letzten Jahren vor größere Herausforderungen gestellt. Viele Betriebe haben den Eindruck gewonnen, das maximale Sparpotenzial in Produktion oder Vertrieb ausgeschöpft zu haben und die laufenden Kosten nicht weiter senken zu können. Das Potenzial in Verwaltung und Buchhaltung, beispielsweise durch eine intelligente Digitalisierung von Prozessen, wird mit ihrem betriebswirtschaftlichen Einfluss gerne unterschätzt.
Die Buchhaltung als versteckter Kostenfaktor
Wenn über Impulse für die regionale Wirtschaft gesprochen wird, geht es primär um die Vergabe neuer Aufträge oder Erschließung weiterer Märkte. So sinnvoll diese Planungen für die wirtschaftliche Gesundheit eines Unternehmens sind, wird im Umkehrschluss nur selten der kritische Blick auf etablierte und kostspielige Abläufe geworfen.
Zwar kann kaum ein Betrieb mehr auf die fortschreitende Digitalisierung bei der Organisation und Abwicklung innerer Prozesse verzichten. Mit der Einführung sinnvoller Anwendungen in den Betriebsalltag ist es jedoch nicht getan. Die technische Entwicklung geht stetig weiter, zudem sollte das Personal in der Verwaltung über ausreichend Know-how verfügen, um die bereitgestellten Anwendungen sinnvoll und effektiv zu nutzen.
Um interne Ressourcen in Soft- und Hardware als Kostenfaktor einzusparen, gehen die Entwicklungen in Richtung webbasierter Lösungen. So richten sich Dienstleister, wie eurodata, gezielt an kleine und mittelständische Betriebe, die Themen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung digital, sicher und unkompliziert angehen möchten.
Aufgaben der Buchhaltung digital meistern
Viele Entwicklungen unserer Gesellschaft werden von digitalen Trends beeinflusst, in jüngerer Vergangenheit der aufkommende Anteil an KI-Anwendungen. Schnell entsteht ein kritischer Blick auf digitale Anwendungen, die speziell im Verwaltungsbereich unnötig sind und neben dem Arbeitgeber auch dem einzelnen Mitarbeiter Vorteile bieten.
Gerade im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung warten diverse, wiederkehrende Aufgaben auf Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit sinnvoller investieren möchten. Ähnliches gilt für den rechtlichen Hintergrund, beispielsweise im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, der eine explizite Einarbeitung jeder Arbeitskraft notwendig macht.
Hier tragen digitale und webbasierte Anwendungen zu einer echten Entlastung der menschlichen Arbeitskraft bei. Fortlaufende und monotone Arbeiten lassen sich mit wenigen Klicks durch die Software erledigen, sodass eine größere Motivation mit mehr Sinn für die alltäglichen Arbeiten bleibt.
Zeit einsparen mit etablierten Standards
Um die Lohnabrechnung richtig zu organisieren und regelmäßige, rechtliche Neuerungen einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren, lassen Entwickler entsprechender Software-Anwendungen das Feedback ihrer Kunden in die weitere Entwicklung einfließen. Im konkreten Fall von eurodata sind so bereits mehr als 180 standardisierte Lohnarten entstanden und ins System eingeflossen, die sich direkt aufrufen lassen und Zeit beim Anlegen und Verrechnen einsparen.
Wer bereits mit einer anderen, internen Systemlösung arbeitet, kann die vorhandenen Daten problemlos in eine moderne, webbasierte Lösung portieren. Optional kann den einzelnen Arbeitnehmern des Unternehmens mit dem Mitarbeiterportal wie beispielsweise dem „eMitarbeiter“ von eurodata, abrechnungsbedingt durch die eurodata Lohnabrechnung „edlohn“, ein persönlicher Zugang mit Zugriffsrechten vergeben werden. Dies erlaubt beispielsweise jedem Arbeitnehmer, die individuellen Gehaltsabrechnungen digital einzusehen und als Nachweis für Finanzamt & Co. zu nutzen.
Ressourcen des Betriebs auf dem Prüfstand
Übergreifende Organisationen wie die IHK animieren ihre Mitglieder regelmäßig, den sparsamen Umgang mit betrieblichen Ressourcen als Ansatzpunkt zur Kostensenkung zu sehen. Hiermit ist nicht die Entlassung von Arbeitskräften gemeint, sondern ein intelligenter Einsatz des Personals, das sich nicht in aufgeblähten und wenig motivierenden Verwaltungsaufgaben verlieren sollte. Mit diesem Gedanken über neue Impulse in der Buchhaltung oder gesamten betrieblichen Verwaltung nachzudenken, kann zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.
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