Weihnachten, Neujahr oder Ostern und der Tag der Einheit – es gibt eine ganze Reihe an Fest- und Feiertagen im Kalender. Meist beziehen diese sich auf eine religiöse Tradition. Manchmal geht es auch um besondere historische Momente – wie die Wiederherstellung der deutschen Einheit. Einige Festtage im Jahr sind aber besonders kurios.
Der 10. November steht ganz im Zeichen der Buchhaltung. Klar, hier werden viele Selbständige und Unternehmer die Augen rollen. Aber: Der Tag der Buchhaltung erinnert auch daran, dass Erfolg als Firmenchef eben nicht nur von einer tollen Geschäftsidee und einem starken Team als Belegschaft abhängt. Ohne Buchführung wird es mit dem erfolgreichen Unternehmen schnell ziemlich eng.
Buchhaltung: Schon lange in der Digitalisierung angekommen
Welche Aufgaben erledigen Selbstständige mit besonders geringer Motivation? Wahrscheinlich steht Buchhaltung ganz oben auf der Liste. Nach dem System Schuhkarton (alle Rechnungen wandern übers Jahr in einen Karton und werden erst für den Geschäftsabschluss rausgeholt) wächst das Ganze Selbständigen auch schnell über den Kopf.
Doch das muss nicht sein: Stapelweise Rechnungen, Regalmeter mit Ordnern – moderne Buchhaltung kann auch anders aussehen. In den letzten 10 Jahren hat die Digitalisierung zunehmend ihre Fühler in die trockene Buchführung ausgestreckt. Moderne Softwarelösungen machen eine schlanke und konsequente Buchhaltung wirklich sehr viel leichter.
Digitale Lösungen müssen nicht einmal auf einem Rechner installiert werden. Viele Fin-Tech Start-Ups bieten elektronische Buchhaltung auch als SaaS Lösung an. Das senkt den Aufwand und auch die Kosten zum Aufbau einer eigenen Infrastruktur.
Was ist bei der Buchhaltung zu beachten?
Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung. Klingt verwirrend, ergibt sich aber aus den besonderen Regeln, die in Deutschland für Unternehmen gelten. Grob wird in Unternehmen unterschieden, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind oder nicht.
Einfache Buchführung: Alle Vermögensänderungen werden chronologisch erfasst. Theoretisch kann es sich hier um eine simple Tabelle handeln. Unternehmen müssen aber alle Belege aufbewahren – für den Fall der Betriebsprüfung.
Doppelte Buchführung (Doppik): Hier erfolgt die Buchung einzelner Geschäftsvorfälle über ein Konto und Gegenkonto, es entsteht die Soll- und Haben-Buchung. Dazu verpflichtet sind Kaufleute, Unternehmen mit mehr als 600.000 Euro Umsatz oder über 60.000 Euro Gewinn und Kapitalgesellschaften.
Jeder Vorgang muss vollständig, nachvollziehbar sowie richtig, zeitnah und unverfälscht erfolgen. Diese Grundsätze sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zusammengefasst. Für jede Buchung muss es daher einen Beleg geben, die Buchung hat nachvollziehbar zu sein und es muss natürlich eine gewisse Ordnung herrschen.
Achtung: Buchhaltungssoftware und Dokumentenarchivierungssysteme müssen diese GoBD-Regeln berücksichtigen. Gerade im Hinblick auf die Archivierung einzelner Geschäftsprozesse braucht es Augenmerk. Werden der Einfachheit halber Belege elektronisch erfasst und gespeichert, greifen besondere Regeln.
Belege sind so zu speichern, dass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind. Außerdem sind die Belege in einem Format zu speichern, welches jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein muss.
Rechnungen nicht einfach in Word und Excel speichern
Aufgrund der umfassenden Vorschriften zur Archivierung von Belegen und Rechnungen sind Formate wie Word oder Excel – beliebte Office-Lösungen von Microsoft – für das Speichern der Rechnungen tabu. Grundsätzlich gilt aber auch, dass Belege in ihrem Ursprungsformat abzuspeichern sind. Ideal gelten heute ZUGFeRD oder PDF/A-3. Seitens der Finanzämter werden aber auch PDF-Dateien akzeptiert.
Was ist mit Belegen in Papierform?
Diese dürfen digitalisiert werden, die Regeln zur Erfassung sind dabei aber zu beachten. Viele Anbieter digitaler Buchhaltungsprodukte bieten ein entsprechendes Erfassungs- und Verwaltungstool mit an. Wichtig: Hier ist zu prüfen, was bei der Kündigung eines Abo-Modells mit den Belegen passiert. Es gelten auch für die archivierten Belege die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.
Fazit: Ohne Buchhaltung kein ordentlicher Geschäftsabschluss
Der 10. November wird als Tag der Buchhaltung an den meisten Unternehmen einfach unbemerkt vorbeigehen. Und selbst viele Controller kennen diesen Tag nicht einmal. An Buchführung und Buchhaltung kommen Selbständige und Unternehmer jedoch trotzdem nicht vorbei. Hierfür gelten strenge Regeln, wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Wer sich gut vorbereitet und den Bereich so weit wie möglich automatisiert, hat damit weniger Last und kann sich den eigenen Kernaufgaben widmen.
Keine Kommentare bisher