Geschäftsreisen intensivieren Kundenkontakte absolut

Nach wie vor sind Geschäftsreisen ein effektives Mittel, um den Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern zu pflegen, auch wenn ein Großteil der Kontaktintensivierung, in den letzten Jahre, nicht zuletzt auch durch die Pandemie, eher auf digitalem Wege umgesetzt wurden. Unternehmen wissen, dass es sich lohnt, diese Beziehungen zu stärken und zu fördern. Die Arbeit vor Ort festigt den Zusammenhalt und führt zu besseren Ergebnissen bei gemeinsamen Projekten.

Damit eine Geschäftsreise wie gewünscht verläuft, sollte sie im Voraus sorgfältig geplant werden. Nur so kann dafür gesorgt werden, dass die komplexen Prozesse innerhalb des Unternehmens problemlos weiterlaufen können. Schließlich darf das Tagesgeschäft nicht unter der Abwesenheit der verreisten Mitarbeiter leiden.

Es kann überwältigend wirken, wenn man das erste Mal eine Geschäftsreise plant. Trotz des Aufwandes kann man sich so sicher sein, dass man seiner Verantwortung gegenüber dem Unternehmen gerecht wird.

Klare Planung von Anfang an

Bevor man damit beginnt, Flüge, Unterkünfte und Co. zu buchen, muss man den Ablauf und die Ziele der Reise klären. Davon hängt nämlich ein großer Teil der anschließenden Planung ab. Die leitende Frage ist, was die Reise aus geschäftlicher Sicht bewirken soll. Dann kann man entscheiden, welche Mitarbeiter aufgrund ihrer Expertise mitreisen sollen und wie lange der Aufenthalt dauern wird.

Die Wahl der Reisenden muss rechtzeitig getroffen werden, damit man die Abwesenheit intern ausgleichen kann. Hier ist gute Kommunikation ein Muss, damit während der Reise kein Chaos hinterlassen wird. Geschäftsreisen können zum Standort eines Kunden, eines Geschäftspartners oder an einen anderen Standort des eigenen Unternehmens gehen.

Bei der Buchung kann man sich selbst um die einzelnen Schritte kümmern oder alternativ ein Reisebüro für Geschäftsreisen nutzen. Dadurch hat man Informationen zur Anreise und Rückreise, Unterkunft und zum Mietwagen gesammelt an einem Ort. Weiterhin dürfen Einreisedokumente und zusätzliche Versicherungen für Reise, Gesundheit und Gepäck nicht vernachlässigt werden. Speziell, wenn die Geschäftsreise ein Ziel im Ausland hat, muss man sich gründlich informieren und vorbereiten.

Das sollte man bei der Buchung ein Auge haben

Jede Geschäftsreise ist anders. Trotzdem bekommt man mit der Zeit ein Gefühl für die wichtigsten Schritte, die bei der Buchung dazugehören. Generell sollte man rechtzeitig nach Tickets für die Reise suchen. Flüge und Zugfahrten können im Preis stark schwanken, deshalb muss man einen guten Zeitpunkt erwischen. Die Anreise im Dienstwagen hat den Vorteil, dass man vor Ort kein Mietfahrzeug beschaffen muss.

Eine passende Unterkunft ist nicht nur groß genug für alle Mitreisenden, sondern zeichnet sich auch durch eine gute Lage aus. Hotels und Ferienwohnungen sollte man nicht auf den letzten Drücker suchen, sonst kann es sein, dass man keine große Auswahl hat. Bei der Buchung sollte man alles gründlich dokumentieren.

Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Tickets sollte man in einer gemeinsamen Mappe aufbewahren. So hat man sie immer griffbereit, wenn man sie benötigt. Das hilft auch später, wenn man die Kosten nach der Rückkehr nachweisen muss. Man erleichtert sich damit langfristig die Arbeit.

Koffer packen leicht gemacht

Wenn man auf halber Strecke merkt, dass man etwas vergessen hat, kann das zu Problemen führen und die Arbeit erschweren. Deshalb sollte man vor der Abreise systematisch sein Gepäck zusammenstellen. So weiß man, dass man alles dabeihat: persönliche Gegenstände, geschäftliche Unterlagen und alles, was mit der Organisation der Reise zu tun hat.

Die grundlegenden Dinge, die man auf jeder Reise benötigt, sind Kleidung, Hygieneartikel und elektronische Geräte samt Ladekabel. Verreist man mit dem Flugzeug, ist es gut, einen Satz Kleidung im Handgepäck mitzunehmen. So steht man nicht hilflos da, wenn der Koffer verspätet ankommt. Hygieneartikel werden oft von Hotels an Gäste zur Verfügung gestellt. Wichtige Medikamente und das Ladegerät fürs Handy sollte man aber immer im Handgepäck haben.

Für die Arbeit am Zielort benötigt man alle notwendigen Unterlagen, Geräte und Hilfsmittel. Neben Dokumenten darf man Laptops inklusive externer Datenträger und den passenden Kabeln nicht vergessen. Besondere Ausrüstung und Warenproben benötigen ebenso ihren Platz im Koffer. Nach all der Planung muss man natürlich auch die gesammelten Reisedokumente mitnehmen.

So hat man die gesamte Organisation an einem Ort. Buchungsdokumente, Versicherungsbestätigungen, Reisepässe und alles, was man sonst noch benötigt, sind unabdingbar für die Geschäftsreise. Die ausführliche Planung sorgt für eine reibungslose Reise, speziell, wenn es ins Ausland geht.

Besonderheiten im Ausland

Im Ausland – besonders außerhalb der EU – kann es zusätzliche Einreisebestimmungen geben. Darüber muss man sich im Voraus informieren, damit es keine Probleme an der Grenze gibt. Mitreisende benötigen einen Reisepass und für Mietfahrzeuge sollte man einen Führerschein dabeihaben. Es ist ratsam, zusätzliche Versicherungen abzuschließen, etwa, wenn teure Waren mitgeführt werden.

Andere Länder, anderes Geld. Man ist es dank des Euro fast nicht mehr gewohnt, Geld wechseln zu müssen. Auf Geschäftsreise wird man die meiste Zeit mit einer Firmenkreditkarte bezahlen. Dennoch ist es gut, auch ein wenig Bargeld mitzubringen. Für die Kostenabrechnung sollte man alle Belege gut aufheben.

Das sollten Arbeitnehmer wissen

Wenn Arbeitnehmer auf Geschäftsreise gehen, gilt es, einiges zu beachten. So gelten nämlich besondere Regeln, an die sich der Arbeitgeber halten sollte. Vor der Abreise sollte man klären, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet wird. Das ist nämlich nicht pauschal bestimmbar, sondern von der einzelnen Reise abhängig.

Die Kosten während der Geschäftsreise trägt normalerweise der Arbeitgeber. Dazu gehören die Kosten der Reise selbst sowie die Unterkunft und Verpflegung. Das Reisebudget wird vor der Planung festgelegt. Hier muss man sich also absprechen, damit alle Kosten gedeckt sind.

Wer die Fahrt und Unterkunft frühzeitig bucht, kann stressfrei in den Außeneinsatz starten. So kann man sich ganz auf die Ziele der Reise konzentrieren, während im heimischen Büro ebenfalls alles problemlos weiterläuft. Das macht die Geschäftsreise zu einem Erfolg, egal, ob beim ersten Mal oder nach jahrelanger Erfahrung.