Personaleinstellung & Phasen der Personalbeschaffung

Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels ist es in den meisten Branchen noch schwerer geworden, geeignete Mitarbeiter zu finden. Die neuen Mitarbeiter müssen nicht nur über die erforderliche Qualifikation verfügen, sondern auch einige Soft Skills mitbringen, um ins Team zu passen und sich mit ihren Aufgaben zu identifizieren.

Bei der Personaleinstellung dürfen Arbeitgeber daher nichts dem Zufall überlassen. Die Personaleinstellung umfasst eigentlich nur 8 Phasen. Alles beginnt mit der Ermittlung des Mitarbeiterbedarfs und zum Schluss erhält der als geeignet erscheinende neue Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag.

Wichtig bei der Personaleinstellung

Bevor die eigentliche Personaleinstellung erfolgt, muss der Personalbedarf geplant werden. Unternehmen müssen ermitteln, welche offenen Stellen zu besetzen sind und ob die Stellen vielleicht von Mitarbeitern aus den eigenen Reihen besetzt werden können. Um Menschen aufmerksam zu machen, die sich beruflich verändern wollen, müssen Stellenanzeigen geschaltet werden.

Nicht nur in der Tageszeitung, sondern auch auf Jobbörsen im Internet können Unternehmen Stellenanzeigen schalten. Die Jobbörsen verfügen über unterschiedliche Reichweiten oder sprechen spezielle Berufsgruppen an.

So können Unternehmen gezielt die Jobbörse nutzen, die der auszuschreibenden Stelle am ehesten entspricht. Wichtig ist auch die ansprechende Gestaltung der Stellenanzeige. Einige Anbieter sind da recht innovativ unterwegs, der komplette Guide zu Stellenanzeigen von JOIN enthält dazu sehr wertvolle Tipps bereit.

Die 8 Phasen der Personalbeschaffung

Um bei der Personaleinstellung erfolgreich zu agieren, sollten Unternehmen die folgenden acht Phasen beachten und entsprechend ausgestalten.

Phase 1 – Die Identifizierung des Mitarbeiterbedarfs

Bevor es daran geht, eine Stellenanzeige zu schalten, muss der Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Personalmanager müssen dafür zusammen mit der Geschäftsführung und mit den verschiedenen Abteilungen ermitteln, wo Bedarf besteht. Vor der Schaltung von Stellenanzeigen sollte überlegt werden, ob die Aufgaben auch von anderen Mitarbeitern aus der Abteilung übernommen werden können. Zu klären ist auch, ob es sich bei den zu besetzenden Stellen um Vollzeit- oder Teilzeitstellen handelt.

Phase 2 – Die Entwicklung des Rekrutierungsprozesses

Wurde der Mitarbeiterbedarf ermittelt, benötigen Unternehmen eine Strategie für den Rekrutierungsprozess. Dabei handelt es sich um ein grundlegendes Konzept, für das einige Fragen beantwortet werden müssen:

• Auf welchen Jobbörsen soll die Stellenanzeige geschaltet werden?
• Wie soll die Stellenanzeige aussehen?
• Welche Social-Media-Kanäle können genutzt werden, um auf die zu besetzende Stelle aufmerksam zu machen?
• Ab wann soll die Stelle besetzt werden?
• In welcher Art & Form sollen Bewerbungen eingereicht werden?
• Wie hoch kann der Lohn oder das Gehalt ausgelobt werden?
• Wer aus dem eigenen Team nimmt am Vorstellungsgespräch teil?
• Wer in der Firma ist befähigt und kümmert sich um die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters?

Phase 3 – Schaltung von Stellenanzeigen

Nichts spricht dagegen, Stellenanzeigen gleich auf mehreren Jobbörsen und in Tageszeitungen zu schalten. So erhöhen Unternehmen ihre Chancen bei der Gewinnung von Mitarbeitern. Die Stellenanzeige sollte kurz und knapp formuliert, aber aussagekräftig sein. Sie beschreibt die Anforderungen an den neuen Mitarbeiter, aber auch das, was den Mitarbeiter im Unternehmen erwartet.

Phase 4 – Nutzung von Social Media

Laut Statistiken nutzen immer mehr Menschen Social Media, um sich zu informieren und miteinander zu kommunizieren. Social Media wie Facebook oder Instagram sollten daher auch von Unternehmen genutzt werden, um auf offene Stellen aufmerksam zu machen. Schnell können potenzielle Bewerber auf die Stellen aufmerksam werden und sich bewerben. Die Unternehmen können mit Social Media genau die Klientel ansprechen, die sie erreichen wollen.

Phase 5 – Vorauswahl der Bewerber treffen

Sind die Bewerbungen eingegangen, müssen sie geprüft werden. Am schnellsten gelingt das mit Online-Bewerbungen. Die Bewerber werden auf ihre Qualifikation geprüft. Geeignete Bewerber kommen in die Vorauswahl und werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen.
Phase 6 – Vorstellungsgespräche führen

Damit die Vorstellungsgespräche erfolgreich verlaufen, sollten sich Unternehmen gut darauf vorbereiten. Die entsprechenden Fragen an die Bewerber sollten formuliert werden. Weiterhin ist zu klären, wer von den Anwesenden welchen Teil übernimmt. Die Bewerber sollen schließlich einen positiven Eindruck erhalten.

Phase 7 – Bewertung der Bewerber

Nachdem die Vorstellungsgespräche erfolgt sind, wird die endgültige Auswahl getroffen. Die Bewerber werden beurteilt. Erfüllen mehrere Bewerber die Anforderungen, kann noch ein weiteres Gespräch mit diesen Kandidaten erfolgen. Schließlich wird im Team derjenige ausgewählt, der den Arbeitsvertrag erhalten soll.

Phase 4 – Ausarbeitung des Arbeitsvertrags

Der Kandidat, der eingestellt wird, bekommt noch eine Einladung zu einer Verhandlung. Der Arbeitsvertrag wird aufgesetzt. Mit dem Kandidaten kann über das Gehalt, aber auch über verschiedene geldwerte Vorteile verhandelt werden. Er erhält den Arbeitsvertrag und wird eingearbeitet.