Insbesondere im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsverrechnung eines Unternehmens lässt sich recht deutlich darstellen, dass die Digitalisierung in den meisten Fällen eine enorme Effizienzsteigerung generiert. Speziell in Unternehmen mit sehr hohem Personalanteil lässt sich durch effiziente digitale Gehaltsabrechnungssystemen ein klarer Vorteil aus deren Verwendung ableiten. Viele Unternehmen verwenden heute noch manuelle Systeme, doch die meisten Unternehmer denken über einen Umstieg auf digitale Gehaltsabrechnungsprogramme nach.
Die Vorteile sind so überzeugend für die Unternehmen, dass sich auch die Kosten für die Umstrukturierung recht schnell amortisieren und daher in der Regel gern in Kauf genommen werden. Die Verwaltung der gesamten Gehaltsabrechnung in so einem digitalen Lohnbüro kann mehrere Vorteile bringen, wie natürlich eine erhöhte Effizienz, eine geringere Fehlerquote bei den Abrechnungen, kleinerer Personalschlüssel für die Buchhaltung und eine höhere Flexibilität in Anbetracht von Änderungen durch den Gesetzgeber oder die Kassen.
Gerade die manuelle Eingabe von Gehältern schafft zum Monatsende einen enormen Arbeitsaufwand. Insbesondere bei großen Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern kann dies zu einer echten Herausforderung werden, weshalb einige Unternehmen auch das Outsourcen der eigenen Lohnbuchhaltung in Betracht ziehen.
Wie Automatisierungen die Lohn- und Gehaltsabrechnung beschleunigen
Wenn der Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Anwesenheitsinformationen der Arbeitnehmer in das System importieren möchte, so erfolgt auch eine manuelle Berechnung der Monatsbeträge. Daraus ableitend sind auch weitere Berechnungen manuell durchzuführen, was wiederum die mögliche Fehlerquote bei jedem Vorgang, der auf den vorhergehenden aufbaut, deutlich erhöht und dazu noch viel aufwändiger ist.
Mit einer automatisierten Online-Gehaltsabrechnung können gleich mehrere Schritte zusammengefasst werden. Betrachten wir einmal die Synergien der Automationstechnik in diesem Bereich. Es können alle Steuer- und Leistungsabzüge sofort und in nur einem Schritt berechnet werden.
Außerdem unterstützt das System auch die Erstellung der vollautomatisierten Gehaltsüberweisungen und einige Systeme erlauben auch die sofortige Einreichung von Unterlagen bei den zuständigen Ämtern. Im Vergleich zu einer manuellen Erfassung und Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, müsste man einen Zeitaufwand von mehreren Stunden dafür kalkulieren.
Mit solchen digitalen Gehaltsabrechnungssystemen können natürlich auch Quartalsabschlüsse durchgeführt werden, wo sich durchaus ein beträchtlicher Zeitgewinn zeigt. In der Regel führen Online-Gehaltsabrechnungsdienste diese Aufgaben automatisch durch.
Mehrere Genehmigungsschritte, wie sie etwa bei der Übermittlung von Daten an offizielle Stellen, wie dem hiesigen Finanzamt notwendig sind, brauchen in dem Fall auch nur noch wenige Stunden und bei einem vorinstallierten Automationsverfahren sogar nur wenige Sekunden. Es sind höchstens noch einige Klicks zur Bestätigung bestimmter Aufgaben notwendig.
Weitere Vorteile von Online-Gehaltsabrechnungssystemen
Wenn man sich die Vorteile genauer ansieht, dann stechen einige extrem heraus. Die höhere Effizienz lässt sich, wie oben schon erwähnt, direkt ableiten. Permanente Effizienzsteigerung ist besonders bei größeren Unternehmen ein ständiges Thema, um am Markt bestehen zu können. Defacto ergibt sich eine Effizienzsteigerung auch durch ein verbessertes Arbeitsmanagement.
Zum Teil trägt die integrierte Automation dazu bei, dass eine Effizienzsteigerung überhaupt erst möglich wird. Da Online-Gehaltsabrechnungssysteme den zeitaufwändigsten Aufgabenteil der Gehaltsabrechnung übernehmen, kann der Wechsel auf digitale Systeme dazu beitragen, effektiv Arbeitszeit der Mitarbeiter freizusetzen.
Wenn dem Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl Stunden für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung zugewiesen wurden, können diese Stunden jetzt für andere Aufgaben aufgewendet werden und das Unternehmen kann damit vielleicht sogar mehrere Stellen generieren, ohne einer einzigen Neueinstellung.
Je automatisierter so ein Buchungssystem funktioniert, desto weniger nehmen natürlich menschliche Fehler Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dadurch wird selbige nicht gleich zu 100 % fehlerfrei, denn hier sind es dann beispielsweise fehlerhafte Schnittstellen oder „Bugs“, die auch einer Automatisation die Grenzen aufzeigt. Mitarbeiter haben hier eher Kontrollaufgaben zu erfüllen, ohne die es aber meist nicht geht. Nur der klassische menschliche Fehler spielt in dem Zusammenhang immer mehr eine eher untergeordnete Rolle.
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