KI in der Personalverwaltung: Was ist möglich, Anne-Cathrin Becker und Romy Wuttke?

Anne-Cathrin Becker und Romy Wuttke sind die Gründerinnen der get a MINT GmbH. Das Unternehmen bietet seit 2017 die Unterstützung für Personalabteilungen von Unternehmen bis hin zur Übernahme derer Tätigkeiten als externer Dienstleister an. Auf der OTMR 2024 hielt Anne eine Session zum Thema „KI in People & Culture“, Grund genug die beiden für ein Interview zum Thema KI anzufragen.

Am 6. Mai trafen wir uns in der Firma, beim OTMR-Barcamp waren wir zum Du übergegangen und haben das im Gespräch auch beibehalten.

Anne und Romy, vielen Dank dafür, dass Ihr Euch die Zeit nehmt. Das Thema, welches mich umtreibt, ist die künstliche Intelligenz, also KI oder AI. Zum Einstieg, Ihr als Firma beschäftigt Euch mit Personal, das heißt, Firmen können die ganze Personalarbeit an euch outsourcen. Vom Recruiting, Personalbetreuung bis hin zur Kündigung macht Ihr alles. Meine Frage ist: Wie passt KI da rein?

Anne: Wie passt KI da rein? Zum einen nutzen wir KI selbst, als Inspirationsquelle beim Texten für LinkedIn, oder um intern unsere Abläufe zu strukturieren und zu optimieren. Darüber hinaus setzen wir KI auch bei unseren Kunden ein, beispielsweise im Recruiting bei der Erstellung von Stellenanzeigen oder bei Ansprachen im Active Sourcing.

Du sprachst jetzt von LinkedIn. Da gibt es ja viele Beiträge mit dem Thema „KI für Recruiting nutzen“. Zum Aussortieren der Bewerber, zum Optimieren und so weiter. Nutzt ihr KI auch dafür?

Romy: In der Personalauswahl? Nein, wir nutzen es bisher nicht im Screening für unsere Kunden. Aber es gibt Tools, mit denen könnte man das machen.

Aber ihr habt es bestimmt schon mal ausprobiert?

Romy: Gehen wir vielleicht nochmal einen Schritt zurück. Ich glaube, die Sache ist ja, wie kommt man auf KI? Da ist ein gewisser Druck von außen, man spürt, es ist ein Thema. Und irgendwann haben wir gedacht: Geben wir uns dem hin oder ignorieren wir das?

Wir sind tendenziell eher so, dass wir uns Dinge anschauen, ausprobieren und dann für uns bewerten. Ich habe letztens eine gute Analogie gefunden: Das ist wie ein Kind, das in einen Raum kommt und dann steht da so eine bunte Kiste in der Ecke und dann denkt das Kind: „Diese Kiste ist aber schön bunt. Was ist da überhaupt drin?“ Und irgendwann geht es hin, macht den Deckel auf, guckt hinein und sieht, da ist ja ’ne ganze Menge drin. Dann siehst du es, da kann man etwas zusammenstecken und dann passiert etwas.

So würde ich das beschreiben, was wir gerade mit KI machen, wir experimentieren, wir explorieren. In welchen Bereichen fühlt sich das für uns sinnvoll an? In welchen Bereichen bietet es für uns Erleichterung? In welchen Bereichen kann es unsere Arbeitsergebnisse verbessern, indem wir schneller werden und gleichzeitig qualitativ besser werden?

Anne: Und ja, es gibt bereits Bewerbermanagementsysteme, die KI-gestützt funktionieren. Damit kriegt man schon gute erste Ergebnisse, z.B. wenn die KI drüber läuft und sagt: Hier erfüllt der Bewerber die Anforderung überhaupt nicht, ich kann den gleich aussortieren. Da gibt die KI aber nur eine Handlungsempfehlung, die natürlich mit Vorsicht zu betrachten ist, der Mensch muss nochmal drüberschauen.

Genau mein Thema. Manche Menschen stellen sich KI wie eine Wunderkiste vor. Die sagen: KI wunderbar, ich gebe etwas ein, dann kommt was Tolles raus und danach richte ich mich. Der menschliche Faktor wird dabei oft vernachlässigt. Gerade zurzeit durch die ganze Promotion. Der Innenminister von Sachsen will KI-Unterstützung für die Polizei, oder die Bundesregierung für die Energiewende. Vor zwei Jahren kam in jedem Beitrag vor: „Wir müssen das in der Blockchain machen.“ Viele wussten zwar nicht, was das ist, aber es klang gut. Man kann sicher im Recruiting-Prozess die KI drüber laufen lassen und fragen: Wer erfüllt die Einstellungsbedingungen nicht? Das ist bei Ausschreibungen eine tolle Sache, weil da die Kriterien exakt festgelegt sind.

Romy: Und gleichzeitig kommt es stark darauf an, wie wir auf diese Ausschreibungskriterien kommen. Man muss im Prozess weiter vorn anfangen, erst einmal die Ausschreibung strukturieren, indem Anforderungen klar formuliert sind. Da kann KI natürlich helfen, das mit der Zielgruppe möglichst übereinzubringen.
Das Stichwort „Candidate Persona“, das war ja auch ein Thema beim OTMR BarCamp. Wir bemühen die KI, um eine Idee von der Lebenswelt meiner Bewerbenden zu bekommen, damit wir uns in das Zielbild hineinversetzen können.

Und die KI weiß ja, wie in diesem großen weiten Internet offene und ähnliche Stellen beschrieben werden. Wie schaffe ich es also, mich dann davon abzugrenzen? Da kommt es natürlich auch immer darauf an, wie frage ich die KI? Ich kann der KI sagen: „Schreibe eine Stelle für einen IT-Projektmanager aus.” Oder ich kann der KI sagen: „Ich bin ein IT-Dienstleister und arbeite für kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich der Energie. Mein Team ist zehn Leute groß, ich brauche einen erfahrenen IT-Projektmanager“ usw.

Das Prompting ist es, was den Unterschied macht und was völlig unterschiedliche Ergebnisse bringt. Und je mehr ich von mir preisgebe, desto mehr kann mir die KI zurückgeben.

Und abschließend ist es super wichtig, die Ergebnisse mit gesundem Menschenverstand zu bewerten. Man muss sich dessen bewusst sein, dass es einfach nur ein Crossover-Mix ist, aus allem womit die KI gefüttert wurde. Das ist ja nicht irgendetwas Neues, es ist eine auf Deinen Fall aufbereitete Wahrscheinlichkeit sich aneinander reihender Worte. Und dann muss der menschliche Verstand am Ende stehen.

Wenn Du eine ganz tolle Ausschreibung mit KI machst und ich, auf der anderen Seite als Bewerber, meine KI eine Bewerbung erarbeiten, die perfekt zu Deiner Ausschreibung passt, bewirbt sich am Ende meine KI bei Deiner KI.

Romy: Das passiert jeden Tag, solche Bewerbungen haben wir auch schon bekommen.

Anne: Auf Unternehmensseite besteht die Möglichkeit, eine KI zu nutzen, die erkennt, ob eine Bewerbung von einer KI verfasst wurde.

Auf der einen Seite gibt es, besonders auf LinkedIn, den Trend bei HR „Du musst KI nutzen!“, auf der anderen Seite gibt es Vorbehalte auf der Bewerberseite. Ihr arbeitet zwar KI-gestützt, aber mit gesundem Menschenverstand und Empathie, wenn ich es richtig verstanden habe. Man schaut sich das Ergebnis der KI an und sagt: Der Bewerber, der sieht gut aus, der hat die Voraussetzungen, und am Ende steht dann wahrscheinlich das Bewerbungsgespräch.

Anne: Selbst die Durchführung eines Bewerbungsgesprächs ist durch KI möglich. Unternehmen nutzen KI für Erstgespräche, die jedoch oft von Vorurteilen seitens der KI beeinflusst sind. Besonders bei der Bewertung von Bewerbenden bestimmter demografischer Herkunft, denen die KI beispielsweise aggressives Verhalten zuschreibt. Die KI verstärkt Stereotype und hat Schwierigkeiten mit Humor. Dessen muss man sich bewusst sein.

Die KI kann ja am Besten nach hard-facts bewerten, also bei der Qualifikation nach Zertifikaten und Zeugnissen. Ist das noch zeitgemäß?

Romy: Das kann ja innerhalb eines Unternehmens schon total unterschiedlich sein, wie ein Bewerbungsprozess an dieser Stelle ablaufen muss. Dazu kommt der viel beschworene Fachkräftemangel und trotzdem hängen alle an irgendwelchen Universitätsabschlüssen, an einschlägiger Berufserfahrung. Das ist wenig zeitgemäß.

Ich frage mich ganz ehrlich, wieso ein ITler, der, seitdem er sieben Jahre alt ist, mit einem Raspberry Pi rumfrickelt, der sich seine gesamte Infrastruktur zu Hause selbst aufgesetzt hat, nicht ohne Uni-Ausbildung einen geilen Job bei mir machen könnte? Und ja, die KI sortiert den im Zweifel aus. Weil die KI nicht weiß, dass auch diese Qualifikationen für die gestellten Anforderungen okay sind.

Der hat das Zertifikat nicht, der passt nicht zu dieser Checkliste.

Anne: Wir Deutschen sind leider stark auf Zertifikate fixiert.

Romy: Dafür muss aber auch der Kopf der Personalerin frei sein. Wenn die KI den o.g. Bewerbenden aussortiert und die Personalerin, weil sie die gleiche Checkliste im Kopf hat, den auch aussortiert, dann ist ja nichts gewonnen. Deshalb muss man auch an der Stelle ansetzen, dass die Leute, die die Bewerbungen bewerten, ein anderes Mindset bekommen.

Anne: Es ist wichtig, die Stakeholder, also die Fachabteilung, von Anfang an einzubeziehen, insbesondere bei der Erstellung neuer Stellenausschreibungen. Selbst bei bereits bestehenden Ausschreibungen, die überarbeitet oder erneut veröffentlicht werden müssen, ist es entscheidend, die Fachabteilung zu befragen, um nachzujustieren.

Romy: Und da sind wir eigentlich schon beim nächsten Thema: der Veränderung des Bildes der Personalabteilung. HR ist eben nicht nur Dienstleister innerhalb des Unternehmens, sondern Partner auf Augenhöhe. Dass eine Personalabteilung einfach …

Anne: … nicht nur Kostenverursacher ist …

Romy: .. ja, dass eine Personalabteilung auch den Entwicklungsleiter behelligen darf und sagen kann: Hallo, ich weiß, du hast da eine Stelle zu besetzen, jetzt müssen wir aber mal in den Dialog treten. Nimm dir die Zeit, gib mir den Input. Da passiert ja zum Glück schon ganz viel.

Wenn ein Unternehmen zu euch kommt und sagt: Wir suchen Mitarbeiter, dann wollt ihr also nicht nur einen Zettel haben, auf dem steht: Wir suchen jemanden für den Job. Ihr wollt auch etwas zum Hintergrund wissen, was will das Unternehmen fachlich und was will es menschlich?

Anne: Genau. Dazu gehört auch, dass wir zusammen mit der Fachabteilung eine gründliche Anforderungsanalyse durchführen. Selbst wenn bereits eine Stellenausschreibung vorhanden ist, hinterfragen wir diese erneut und führen Gespräche mit den Fachabteilungen. Wir suchen nach versteckten Bedürfnissen und den ungesagten Anforderungen. Das lässt sich nur in persönlichen Gesprächen mit der Fachabteilung herausfinden.

Romy: Genau. Es ist wichtig anzumerken, dass die existierenden Stellenausschreibungen oft zu generisch gehalten sind. Die könnten eigentlich super von KI geschrieben sein, da sie im Grunde genommen nur die Aufgaben eines IT-Projektmanagers beschreiben. Doch der potenzielle Bewerber, also der gesuchte IT-Projektmanager, ist an diesen Informationen nicht interessiert.

Der weiß doch, was sein Job ist. Den interessiert, in welchem Setting welche Projekte ablaufen, welche Dauer einzelne Projekte haben, arbeiten die noch nach Wasserfall, sind die agil in diesem Unternehmen? Was sind die echten Anforderungen an mich und nicht, was tut ein IT-Projektmanager, wie er im Buche steht?

Wahrscheinlich will der auch wissen, arbeite ich allein oder im Team?

Romy: Natürlich, und wie groß ist das Team, wie lange sind die Projekte, sind das öffentliche Auftraggeber, sind das private Auftraggeber, gibt es einen Fokus, wie viele Projektteams gibt es, arbeiten die crossfunktional, arbeite ich eher so wie ein Satellit über ein oder vier Teams, die ich steuern muss?

Diese typische Stellenanzeige: ich suche einen IT-Menschen, der muss die und die Programmierkenntnisse beherrschen, der muss einsatzbereit und vielseitig sein, die könnte von Millionen Unternehmen kommen. Und dann fragt man sich, warum sollte sich der eine Mensch genau für dieses Unternehmen entscheiden? Und das ist es, was wir versuchen herauszufinden für unsere Kunden.

Das ist ja eben die Frage. Wir kommen ja immer wieder auf diese KI zurück, die kann dabei helfen, aber die KI weiß ja nicht, was das Unternehmen sucht.

Romy: Deshalb muss man die KI ja informieren und geschickt fragen.

Anne: Das ist das Prompting. Wie Romy schon sagte, in welcher Rolle bin ich, was nutze ich? Und man muss Input liefern, dann ist der Output auch wertvoll.

Die Frage ist: Was erwartet man von KI, in welchem Bereich? Was können wir von KI erwarten? Ich gehe nicht davon aus, dass die KI uns das Denken abnehmen wird. Die letztendliche Entscheidung sollten Menschen treffen.

Romy: Wenn wir jetzt wieder konkret auf die Personalarbeit eingehen, da gibt es so viele Aufgaben innerhalb dieses ganzen HR-Bereichs, nennen wir ihn HR Lifecycle, die so unglaublich redundant und langweilig sind. Da kann KI einfach helfen, weil man dadurch Speed reinbekommt. Das kostet einen Bruchteil der Zeit, in der es ein Mensch gemacht hätte.

Kommen wir nochmal zum Beispiel der Candidate Persona: man kann natürlich viele teure quantitative Daten besorgen, aus Studien beispielsweise. Man kann zusätzlich auch qualitative Interviews mit der Zielgruppe innerhalb des Unternehmens führen. Das ist alles gut und schön, kostet Zeit, Geld, Ressourcen. Daran mangelt es in den KMUs. Und da springen wir rein, denn man kann auch, um sich Inspiration zu holen, einfach mit einer KI sprechen.

Dem Tool sagt man: „Du bist jetzt dieser IT-Projektmanager. Sag mir doch mal, was sind deine Hobbys, wo treibst du dich rum, mit wem unterhältst du dich über den Jobwechsel, wer ist dein Hebel, wie bewirbst du dich, wie möchtest du in einen Bewerbungsprozess kommen?“ So bekommt man eine vage Idee, die man aber auch wieder durch echte Menschen validieren muss.

Wenn ich eine Frage das erste Mal dieser KI stelle, dann zieht die natürlich Daten, die ähnlich sind, aber vielleicht mein Problem nicht treffen.

Anne: Da gibt es schon recht gute Tools, wir haben das ja in unserer Session auf dem Barcamp demonstriert. Wir haben eine KI mit grundlegenden Informationen gefüttert, das Tool heißt MyCharacter.ai und haben gesagt: wir suchen eine Juristin, die x-Jahre Berufserfahrung hat, etc.

Kreieren wir daraus mal eine Persona. Die Teilnehmenden hatten dann die Möglichkeit, in dem Workshop die KI zu befragen, auf welchen Social-Media-Kanälen treibst du dich rum, was machst du in deiner Freizeit, worauf legst du Wert im Arbeitsleben?

Das ist praktisch ein Avatar, mit dem du sprichst?

Anne: Ja, genau. Und da kannst du feinjustieren, es ist schon unglaublich und auch lustig, solch ein Interview mit einer KI zu führen. Gerade funktioniert das am besten auf Englisch, die deutsche Version ist noch nicht so weit.

Wir wissen zum Beispiel noch nicht, wie sich die rechtlichen Auswirkungen auf eure Firma, bzw. auf eine Personalabteilung darstellen. Zum Beispiel, wenn bei einer öffentlichen Ausschreibung die KI die Bewerbung eines Menschen mit Behinderung aussortiert und diese der Personalabteilung nicht vorlegt wird. Die KI kann man ja nicht haftbar machen.

Romy: Ja, wir haben auch schon festgestellt, dass man sich teilweise in einer Grauzone bewegt und dann ist es für den Moment immer so: Wo kein Kläger, da kein Richter. Mit dem EU AI Act ist ja aber eine KI-Verordnung auf dem Weg, die eindeutige Grenzen steckt.

Unser Ansatz für den Moment ist folgender: Liebe Unternehmen, wir geben euch gern Workshops für die Personalabteilung, um euch zu zeigen, wie ihr mithilfe von KI besser, im Sinne von effizienter und effektiver, arbeiten könnt. Aber nicht im Hinblick darauf, dass die KI die Abteilung ersetzt.

Das, was du auch angesprochen hast, mit der Angst um den Job, im Sinne von: Wird die KI mir meinen Job wegnehmen: Diese Angst ist natürlich vor allem bei denen da, die sich gar nicht wirklich mit KI beschäftigen, die eben darin das Allheilmittel sehen und sich total blenden lassen und denken, das wird so. Ich bin vielmehr dafür zu plädieren, die KI kann Aufgaben übernehmen, die total repetitiv sind, die irgendwann zum No-Brainer werden.

Und dann kann man sich doch als Mensch fragen: Ist es nicht super cool, dass es Tools gibt, die mir genau das abnehmen, was mich eh total langweilt? Dann kann ich endlich die spannenden Aspekte des Jobs ausführen. Da soll es hingehen.

Personalabteilungen schicken oft x Schreiben und E-Mails im Monat an Mitarbeiter. Da ist es oft egal, ob die ein Mensch oder eine KI schreibt. Ich denke, das kann viel stupide Arbeit, eventuell bei höherer Qualität, sparen. Das wird vielleicht den einen oder anderen, der jetzt noch da sitzt und irgendwelche Rundbriefe schreibt, ersetzen.

Romy: Wichtig ist, dass diese Person aber auch die Motivation hat, einen Schritt weiterzugehen und das als Chance zu sehen, um eben nicht mehr dazusitzen, sondern etwas anderes, spannenderes zu machen. Und auch da ist es Aufgabe des Arbeitgebers, Perspektiven aufzuzeigen und nicht zu sagen, diese Schreibkraft brauche ich nicht mehr. Hier müssen Arbeitgeber schauen, wo in meinem Unternehmen ergeben sich jetzt andere Rollen. Und wenn die Schreibkraft dann diejenige ist, die sich zur Prompting Queen entwickelt, dann ist das doch super. Dann hat sie einen neuen Job im gleichen Unternehmen.

Können wir das Fazit ziehen: KI ist ein Werkzeug?

Romy: Ein Mächtiges. Und da müssen sich die Unternehmen eben auch Gedanken machen: Wie passt es zur Kultur, zu den Werten, welchen Rahmen innerhalb des Unternehmens geben sie vor, in dem KI hier wirksam werden kann? Der Begriff der Heartificial Intelligence beschreibt sehr gut das nötige Zusammenspiel von Maschine und Mensch.

Ich danke euch für das Gespräch und eure Zeit.